법인 운영 필수 문서, 주주총회·이사회 의사록 작성법

⚠️ 주의사항 :

의사록은 ‘회의록’이 아닌 ‘의사록’ 형식으로 작성해야 하며, 서명·날인이 없으면 법적 효력이 없습니다.

4️⃣ 전자문서 및 원격회의 의사록

2025년 현재, 상법은 이사회 원격회의와 전자문서 의사록 작성을 모두 허용하고 있습니다.

• 이사회 원격회의 : 상법 제391조 제2항
  “이사는 음성을 동시에 송수신할 수 있는 원격통신수단으로 결의에 참여할 수 있다.”
  → 즉, 줌(Zoom), 팀즈(Teams) 등 화상회의로도 결의 가능

• 전자 의사록 : 전자서명법 및 상법 제391조의3 준용
  전자서명으로 작성한 의사록도 효력은 인정되나, 등기 절차에서는 종이 원본 제출을 요구하는 경우가 많습니다.
  따라서 전자 서명본과 서면 원본을 병행 관리하는 것이 안전합니다.

5️⃣ 실무 예시 : 대표이사 변경 시

대표이사를 새로 선임할 때는 아래 문서들이 필요합니다.

1. 이사회 의사록 (대표이사 선임 결의)

2. 주주총회 의사록 (정관 변경 등 필요 시)

3. 대표이사 취임승낙서

4. 인감신고서

5. 등기신청서

✅ 상업등기규칙 제37조에 따라, 등기 원인에 해당하는 결의가 있을 경우 의사록 원본 첨부가 필수입니다.
누락 시 등기소에서 보정명령(반려)을 받을 수 있습니다.

6️⃣ 보관 및 관리 요령

✅ 비치 장소

• 주주총회 의사록 → 본점·지점

• 이사회 의사록 → 본점

✅ 보존 기간
상법 제33조에 따른 “중요서류 10년 보존 원칙”을 적용합니다.
(단, 세법상 장부·증빙 보존 의무 기간도 10년으로 일치)

✅ 보관 방법

• 원본은 인감 또는 서명으로 보존

• PDF 스캔본을 별도로 클라우드(Naver Works, Notion, Google Drive 등)에 백업

• 열람·등사 요청 대비해 일자별 폴더 관리

✅ 핵심 요약